La signature électronique sous les feux des projecteurs

En ce contexte de pandémie de Covid-19, toutes les entreprises tentent de s’adapter, mais s’il est possible de travailler avec ses clients à distance, il n’est plus envisageable de signer des contrats avec eux. Dès lors, comment faire pour maintenir une relation commerciale ? La signature numérique, déjà possible avant la pandémie est dès lors sous les feux des projecteurs.

 

signature électronique

definition de la signature electronique

Une signature est associée à une personne et un document : si je signe un autre document, la signature sera différente et valable uniquement pour cet autre document. Par ailleurs, si une autre personne signe le même document, elle apposera sa propre signature numérique qui sera différente. C’est le même fonctionnement qu’une signature classique : si je veux signer deux documents, je dois sortir deux fois mon stylo, si deux personnes veulent signer un contrat, deux signatures différentes doivent être apposées au bas du document.

que dit la loi ?

En France, depuis la loi n°2000-230 du 13 mars 2000, la signature numérique a la même valeur légale que la signature manuscrite. C’est le règlement européen eIDAS de 2014, applicable au 1er juillet 2016 qui a abrogé les lois antérieures et est actuellement la référence juridique dans l’Union européenne. Un de ses principes est celui de non-discrimination : une signature ne saurait être exclue d’une preuve du seul fait qu’elle est numérique. Elle a donc la même valeur qu’une signature manuscrite. En France, cela est rappelé dans les articles 1366 et 1367 du code civil.

Différents types de signature

Le règlement distingue trois niveaux de signature électronique :

  • simple
  • avancée
  • qualifiée

 

La signature simple est la plus utilisée du marché. Elle n’a pas de définition précise, mais regroupe toutes les signatures qui ne sont ni avancées, ni qualifiées. Elle est simple à mettre en place, comme son nom l’indique, mais ne permet pas de garantir absolument l’identité du signataire. L’ajout d’étapes supplémentaires, comme un SMS de confirmation, permet d’augmenter sa valeur en cas de contestation.

La signature simple sera utilisée par exemple pour signer un état des lieux, des conditions d’utilisation, une facture ou un mandat de prélèvement SEPA.

Une signature avancée a des critères d’utilisation beaucoup plus strictes : le signataire doit être formellement identifié, typiquement via un scan de sa pièce d’identité. Les données doivent être validées par un certificat fourni par une autorité de certification, et conservées au moins dix. Une fois le document signé, il doit être impossible de le modifier. Ces critères permettent de lui donner une présomption de fiabilité devant un tribunal.

Elle sera typiquement utilisée pour les contrats entre entreprises, les accords de confidentialité (NDA) les souscriptions à des offres bancaires ou les compromis immobiliers. Selon YouSign, c’est celle que 95 % des acteurs du marché utilisent.

Une signature qualifiée ajoute à une signature avancée la validation par les autorités du signataire. En France, l’ANSSI a la charge de la liste nationale de confiance. Elle est essentiellement destinée aux actes notariés, officiels, et aux marchés publics. Cela implique une vérification de l’identité.

Par exemple, pendant la pandémie de Covid-19 il est possible de signer des actes notariés à distance à condition de le faire dans la mairie de son domicile, laquelle vérifiait votre identité, puis certifiait le document.

Développement

Si l’utilisation de clés de chiffrement et d’outils de type PGP était jusque-là peu accessible, notamment pour les néophytes, l’émergence de solutions de signature dans le cloud, (on parle de SaaS pour Software-as-a-Service), permet son utilisation plus large au sein de l’entreprise

Le confinement lié à la pandémie de SRAS-CoV-2 a donné un coup de fouet à l’utilisation des outils de signature numérique. Un des acteurs du marché (YouSign) parle de multiplication par cinq de son activité. Le gouvernement a exceptionnellement autorisé les notaires à traiter leurs actes de façon dématérialisée pendant la pandémie.

Nous pouvons espérer qu’après la levée du confinement les utilisateurs auront constaté l’avantage procuré par les outils de signature électronique, et pérenniseront leur usage. De nombreuses PME ont notamment découvert l’outil, lequel est simple d’utilisation, et pour lesquelles elles sont enthousiastes.

La signature est souvent le dernier maillon de la chaîne administrative à être numérisé, et donc un frein important, pour le basculement complet des entreprises vers le dématérialisé.

et en pratique ?

Les solutions mises en place se basent le plus souvent sur une authentification à deux facteurs, avec des identifiants sur le site et un code de confirmation envoyé par SMS, mais l’utilisation d’une carte à puce ou d’un autre outil de confirmation est également possible.

Parmi les acteurs du marché français, citons Docusign, Docapost, Oodrive, Tessi, Yousign, Universign

Si le marché est encore relativement restreint : 900 M$ dans le monde en 2017, 35 M€ en France, mais bénéficie d’une forte croissance, estimée à 30 % par an. D’ici à 2023, le marché devrait croître pour atteindre plus de cinq milliards de dollars dans le monde

En 2018, Docusign était numéro un mondial, revendiquant 430k utilisateurs payants et 40 % du marché.

Au début de 2020, la signature électronique est utilisée par la moitié des entreprises. Cependant, moins de 10 % l’utilisent exclusivement : la plupart alternent signature manuscrite et signature numérique. Les documents signés numériquement servent en majorité à valider des documents administratifs, seuls 19 % pour signer des contrats clients.

avantages

La mise en place de solutions de signature numérique est bénéfique pour l’entreprise : diminution des coûts de papier, de déplacement pour la signature physique, meilleure rapidité et traçabilité… Pour une PME, passer de la signature papier à la signature numérique permet d’assurer un ROI très rapide.

Un des avantages immédiats est la fin du papier-roi : l’impression de nombreuses feuilles de papier et le stockage des archives peuvent être des coûts conséquents pour une petite structure. Par ailleurs, il peut être dangereux de perdre un document important en l’absence de système d’archivage. La dématérialisation, la réplication et le stockage des documents signés étant externalisés pour un coût abordable, ce n’est plus un souci.

La signature numérique permet également des gains de temps, d’autant plus appréciables pour des petites structures. Par exemple, si mon entreprise est à Paris, et un client à Marseille, je n’ai pas à prendre une journée et payer un billet de train aller-retour pour signer un contrat : en quelques minutes, le document est signé et le temps gagné permet de démarcher d’autres clients ou de s’attacher à la production. Signer plus rapidement les contrats permet également de les mettre en application plus rapidement, et ainsi croître plus vite.

Nombre de PME sont tentées de choisir une plate-forme en SaaS. Ce mode de fonctionnement permet en effet de ne pas avoir à investir une forte somme dans l’acquisition du logiciel ou de l’infrastructure, et permet de voir immédiatement le ROI. De plus, en SaaS la sécurité et la sauvegarde, primordiales pour ce type d’outils, sont gérés directement par le prestataire de solutions.

calcul du roi

Nous nous basons ici sur le livre blanc de DocuSign.

Une entreprise de 200 employés signe en moyenne 50’000 documents par an, ce qui lui revient à 270’000 $, soit 5 $ par document, en moyenne. C’est une hypothèse basse, alors que l’entreprise pharmaceutique Pfizer estimait ce chiffre à 30 $ par document.

Le TCO annoncé par docusign sur 4 ans est 70’000 $, ce qui correspond à un amortissement dès la première année d’utilisation. Un calculateur prenant différents paramètres en compte est disponible à cette adresse : https://tools.totaleconomicimpact.com/go/docusign/esignature/index.html

 

Augustin D.

SOURCES

  • https://www.reclex-avocats.com/fr/fiches-pratiques/cat-4-ntic/101-la-validite-de-la-signature-electronique.html
  • https://commons.wikimedia.org/wiki/File:Eu-trustmark-logo-eIDAS.jpg
  • https://www.ssi.gouv.fr/entreprise/reglementation/confiance-numerique/le-reglement-eidas/liste-nationale-de-confiance/
  • https://www.alain-bensoussan.com/avocats/choisir-signature-electronique-qualifiee/2019/05/13/
  • https://www.lepoint.fr/stories/la-valeur-juridique-de-la-signature-electronique-19-02-2020-2363571_3919.php
  • https://www.francetvinfo.fr/sante/maladie/coronavirus/nouveau-monde-pendant-le-confinement-heureusement-il-y-a-la-signature-electronique-pour-signer-des-documents-officiels_3904497.html
  • https://www.generation-nt.com/signature-electronique-document-actualite-1975973.html
  • https://www.letelegramme.fr/france/le-stylo-remplace-par-un-clic-avec-le-confinement-la-signature-electronique-s-impose-22-04-2020-12542662.php
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